Aplikasi Komputer - Membuat Mail Merge

Entri saya kali ini ialah membuat mail merge atau cantuman mel menggunakan MS Word 2003. Apakah yang dimaksudkan dengan cantuman mel. Cantuman mel ialah mencantum satu dokumen dengan pengkalan data. Disini saya berikan satu contoh situasi. Setiausaha PIBG sekolah SMT Kuala Klawang ingin menghantar surat panggilan mesyuarat kepada 15 ahli jawatankuasa PIBG. Oleh itu setiausaha tersebut tak perlulah menaip 15 surat kepada ajk tersebut sebaliknya dia perlu taip satu surat panggilan (dokumen) dan mewujudkan satu pengkalan data (iaitu alamat-alamat ajk tersebut). Kemudian arahkan komputer untuk mencantumkan dokumen tadi dengan pengkalan data. Maka terhasillah 15 surat dengan alamat yang berlainan.

Mari kita mulakan, open MS Word:
Ciptakan satu file dokumen dan save sebagai surat1 seperti di bawah:




A. Memulakan opsyen Mail Merge (Open file surat1)
1. Klik menu Tools dan klik Letters and Mailings.
2. Klik Mail Merge.... (Mailmerge Task Pane terbuka di sebelah kanan dokumen)

B. Menyediakan file dokumen dan file data (Ada 6 langkah)
Langkah 1 daripada 6
1. Klik Letters pada Select document type
2. Klik >Next: Select recipients

Langkah 2 daripada 6
1. Klik Use the current document pada Select starting document.
2. Klik >Next: Select recipeints.

Langkah 3 daripada 6
1. Klik Type a new list
2. Klik Create... (Petak dialog New Address List dibuka)
3. Klik Customize...(Petak dialog Customize Address List dibuka)
4. Delete field yang tidak berkaitan dan tinggal field yang dikehendaki sahaja. Anda juga boleh rename field tersebut seperti dalam file data1 anda.


5. Klik Add jika anda ingin menambah field
6. Taip maklumat seperti nama, alamat, poskod, bandar dan negeri dalam ruangan Enter Address Imformation
7. Klik New Entry untuk nama dan alamat seterusnya.
8. Klik Close.
9. Simpan dan namakan file tersebut sebagai data1 (atau apa-apa saja)
(Nota: Klik Edit recipients list... untuk menyunting semula maklumat)
10. Klik >Next: Write your letter

Langkah 4 daripada 6
1. Klik More Item.. keluar satu tetingkap seperti berikut dibawah:


2. Letakkan kursor pada ruangan yang dikosongkan untuk ruangan alamat penerima.
3. Pilih nama field yang telah anda buat, contohnya "Nama".
4. Klik Insert. Klik Close
5. Pilih pula "Alamat". Klik insert dan Close. Lakukan sehingga semua nama field di"insert"kan
6. Klik >Next: Preview your latters

Langkah 5 daripada 6
1. Klik <<>> untuk skrol senarai penerima
(Nota: Klik Edit recipients list... untuk menyunting semula)
2. Klik >Next: Complete the merge.

C. Mencantum file dokumen dengan file data

Langkah 6 daripada 6
1. Klik Edit individual letters (Petak dialog Merge to New Document dibuka)
2. Klik All dan klik OK.
Terhasillah beberapa page surat yang berlainan alamat (cuba anda skrol mouse anda untuk melihat surat yang terhasil.) Akhirnya "Save" kan.